De perfecte webshop-briefing maak je samen

Krachten bundelen

We zien vaak dat een opdrachtgever een briefing opstelt en verstuurt naar een internetbureau voor een offerte. Het bureau komt dan met een voorstel en gaat na goedkeuring aan de slag om de wensen van de klant te vervullen. Het is wat ons betreft een gemiste kans als je niet vanaf het begin de krachten bundelt en samen de uitgangspunten bepaalt voor een succesvol eindproduct. Daarom gaat onze voorkeur uit naar het gezamenlijk opstellen van een briefing tijdens een strategische sessie. Dit kost energie en commitment, maar wij kijken graag naar wat het gaat opleveren: een fantastisch eindproduct.

Het belang van een goede, complete briefing

Het opstellen van een briefing is een goede manier om je gedachten te structureren en ideeën concreet te maken. Daarnaast zorgt een volledig document ervoor dat je niets aan het toeval overlaat. Met duidelijke verwachtingen creëer je een succesvolle samenwerking en voorkom je onenigheid. Ook helpt een briefing het internetbureau om een beeld te krijgen van waar je als bedrijf voor staat en wat je precies met de webshop wilt. Hoe duidelijker en completer het document is, hoe beter ze jouw wensen en eisen begrijpen. Hierdoor kunnen ze actief meedenken en succesvolle maatwerkoplossingen realiseren. Dit voorkomt teleurstellingen, hoge kosten en onnodig tijdverlies. Bij een slechte briefing is de kans namelijk groot dat het resultaat tegenvalt en het bureau opnieuw moet beginnen of veel moet aanpassen.

1.     Bedrijfsinformatie

Wij willen alles weten over jouw organisatie, merk en producten. Maak duidelijk wat voor soort bedrijf je hebt en waar het voor staat. Vertel kort over de geschiedenis en benoem hoeveel werknemers en vestigingen er zijn. Deel ook de kenwaarden, missie en toekomstvisie laat ons kennismaken met het assortiment. Ook belangrijk: in kaart brengen hoe de markt eruitziet, wie je concurrenten zijn en wat jouw organisatie onderscheidt van de rest.

2.     Doelstellingen

Het hebben van een webshop is geen doel op zich, maar een middel om jouw doelen te behalen. Het online avontuur begint pas als het platform in de lucht is. Maak duidelijk wat je wilt bereiken met de webshop en samen formuleren we de doelstellingen volgens de SMART-methode. Dat houdt in dat ze specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden moeten zijn. Omdat een SMART-doel concreet is kan je eenvoudig controleren of het wel of niet behaald is. Hieronder een voorbeeld:

Doelstelling: in het eerste kwartaal van het jaar 15% omzetgroei realiseren.

3.     Doelgroepen

Welke primaire en eventueel secundaire doelgroepen wil je met de webshop bereiken? Geef ze een ‘gezicht’ door persona’s uit te werken met kenmerken als sekse, interesses, leeftijd, opleidingsniveau en woonplaats. Hierdoor kunnen wij ons makkelijker in de uiteindelijke bezoekers verplaatsen, wat een belangrijke succesfactor is. Het helpt onder meer bij het structureren van de webshop en verhogen van de usability. Als we de behoeften van de doelgroep(en) herkennen kunnen we hier namelijk op inspelen en passende oplossingen bieden.

4.     Eventuele huidige webshop

Heb je al een webshop? Benoem de sterke en zwakke punten en waarom het tijd is voor vernieuwing. Redenen kunnen zijn:

• Verouderde grafische vormgeving
• Niet geschikt voor mobiele gebruikers
• Ongebruiksvriendelijk
• Veranderende bedrijfsdoelen
• Achterblijvende resultaten
• Geen of beperkte integratie met bestaande businessprocessen

5.     Voorwaarden nieuwe webshop

In de briefing moet goed naar voren komen welke onderdelen en functionaliteiten de nieuwe webshop moet bevatten. Alsook wat de technische vereisten zijn. Denk hierbij aan:

• Zoekmachinevriendelijk
• Inlogfunctie voor klanten
• Ondersteuning van alle gangbare betaalmethoden
• Zoekfunctie
• Social media plug-ins
• Mobile first ontwerp
• Toegankelijk voor gebruikers met een beperking
• Beschikbaar in meerdere talen
• Koppeling met interne systemen
• FAQ-sectie
• Blog-module
• Maximale beveiliging
• Verschillende rollen voor medewerkers

6.     Structuur

Een goede structuur maakt een webshop gebruiksvriendelijker en dat komt de verkoop ten goede. Daarnaast hechten zoekmachines er ook waarde aan, wat de positie van jouw pagina’s positief kan beïnvloeden. Wij gebruiken de logica van het assortiment om structuur aan te brengen. Zorg daarom voor een duidelijk overzicht van de productcategorieën en artikelen. Benoem ook welke andere pagina’s je graag op de site terug ziet komen, zoals een over ons- of contactpagina.

7.     Vormgeving

Wat voor uitstraling moet de webshop krijgen? Is er een huisstijlhandboek waar we rekening mee moeten houden? Of komt er een volledig nieuw ontwerp en is er een voorkeur voor stijlen en kleuren? Geef aan wat je mooi vindt en wat je wel en niet wilt. Houd er rekening mee dat het design bij de doelgroep en boodschap (bijv. goedkoopste webshop) moet passen en zich voldoende van de concurrentie moet onderscheiden. Geef voorbeelden van webshops die jouw aanspreken (en leg uit waarom) of maak een moodboard met bijvoorbeeld Pinterest.

8.     Content

Content kan je webshop maken of kraken. Stem voor de aanvang van het project af wie hiervoor verantwoordelijk is. Ga je zelf content creëren en plaatsen in het CMS (Content Management Systeem)? Of lever je het aan en laat je het redigeren en plaatsen? Of heb je liever dat wij alle content verzorgen? Met als voordeel dat de teksten en afbeeldingen dan geoptimaliseerd worden voor een goede vindbaarheid in zoekmachines als Google.

9.     Online marketing

Geef aan of je de online marketing ook wilt uitbesteden. Wij ontwikkelen sowieso altijd vanuit SEO-oogpunt, omdat dit aantoonbaar het hoogste rendement oplevert. Dit betekent dat je verzekerd bent van een webshop die technisch perfect in orde is, wat een positie uitwerking heeft op je posities in de zoekmachine. Maar we kunnen een stapje verder gaan en een zoekwoordenonderzoek uitvoeren. De relevante termen kunnen we vervolgens verwerken in de navigatie, URL’s enzovoorts. Bovendien kunnen we je na livegang verder ondersteunen op het gebied van SEO, social media marketing, e-mail marketing, SEA en andere vormen van online adverteren. Met maandelijkse rapportages word je op de hoogte gehouden van de resultaten.

10. Beheer en onderhoud

Wil je de webshop zelf beheren of laten beheren? En wie is verantwoordelijk voor het onderhoud? Het up-to-date houden van de site is belangrijk voor zowel de doelgroep(en) als zoekmachines. Daarnaast is regelmatig updaten een must voor de veiligheid. Wij helpen je graag met het beheren en onderhouden van de webshop.

11. Planning

Als internetbureau is het voor ons belangrijk om te weten wanneer de webshop uiterlijk af moet zijn en of er een belangrijk moment samenvalt met de deadline. Wij kunnen goed inschatten of het haalbaar is. Voor beide partijen is het prettig om wat speling te creëren voor het geval een technische uitdaging of het aanleveren van bijvoorbeeld content vertraging oplevert.

12. Budget

Het is belangrijk dat je een budget-indicatie geeft. Het ontwikkelen van een nieuwe webshop is een investering die je voor meerdere jaren doet. Logischerwijs is er vanuit het managementteam budget vrijgemaakt om dit te realiseren. Wees transparant en realistisch over het budget. Je doelstellingen moeten stroken met de investering. Een schaalbaar e-commerce platform op maat inclusief integraties met interne voorraad- of boekhoudsystemen start vanaf zo’n € 25.000 en kan oplopen tot € 100.000. Door vooraf duidelijkheid te geven over je budget, weet je zeker of er wel of geen match is. Belangrijk hierbij is het Engelse gezegde: If you pay peanuts, you get monkeys…

13. Contactpersonen en betrokkenen

Wie is er allemaal betrokken bij het project? Is er een projecteigenaar of vast contactpersoon? Wie keurt zaken goed en beslist over het ontwerp? En wie gaat zich met het CMS bezighouden? Dit zijn handige vragen om te beantwoorden in de briefing.

Een webshop met resultaat

Wij hebben meer dan 20 jaar ervaring met het realiseren van e-commerce platformen op maat. Hierdoor weten we wat wel en niet werkt en zijn al veel technische uitdagingen opgelost. Ook kunnen we met vrijwel ieder boekhoudpakket of klantencentrum koppelen. Onze oplossingen zijn resultaatgericht, vindbaar in zoekmachines, technisch goed en zien er nog mooi uit ook.